Polityka Ochrony Danych Osobowych (RODO)

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i ochrony danych osobowych opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Ivoriarynne, przeglądających ofertę sklepu, składających zamówienia oraz kontaktujących się z obsługą klienta.

Dokument został przygotowany z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, które mają zastosowanie do prowadzonej działalności.

Polityka określa w szczególności informacje dotyczące administratora danych, celów i podstaw prawnych przetwarzania, odbiorców danych, okresów ich przechowywania, praw osób, których dane dotyczą, oraz zasad bezpieczeństwa danych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Nazwa prawna podmiotu: [NALEŻY UZUPEŁNIĆ PEŁNĄ NAZWĘ PRAWNĄ]
Adres siedziby / adres pocztowy: [NALEŻY UZUPEŁNIĆ PEŁNY ADRES]
E-mail: assist@ivoriarynne.com
Telefon: +81 538 34 7291

Administrator odpowiada za ustalanie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim pełni funkcję administratora danych zgodnie z RODO.

Jeżeli dla określonych procesów przetwarzania danych administratorem jest inny podmiot, informacje dotyczące tego podmiotu powinny zostać przedstawione użytkownikowi w odpowiednim miejscu.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony oraz od celu, w jakim dane zostały przekazane.

W zależności od sytuacji mogą to być między innymi:

  • imię i nazwisko;

  • adres e-mail;

  • numer telefonu;

  • adres dostawy;

  • dane związane z zamówieniem;

  • informacje potrzebne do obsługi zwrotów, reklamacji i refundacji;

  • informacje zawarte w korespondencji z obsługą klienta;

  • dane dotyczące korzystania ze strony, jeżeli ich przetwarzanie ma zastosowanie;

  • informacje związane z plikami cookies i podobnymi technologiami, jeżeli mogą stanowić dane osobowe.

Nie wymagamy podawania danych, które nie są niezbędne do realizacji określonego celu.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

  • przyjmowania i realizacji zamówień;

  • zawierania i wykonywania umów sprzedaży;

  • organizacji dostawy;

  • kontaktowania się z klientem w sprawach dotyczących zamówienia;

  • obsługi pytań i zgłoszeń klientów;

  • obsługi zwrotów, reklamacji, anulowania zamówień i refundacji;

  • realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;

  • prowadzenia wymaganej dokumentacji;

  • zapewnienia bezpieczeństwa strony i systemów;

  • zapobiegania nadużyciom i nieuprawnionemu korzystaniu z usług;

  • ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;

  • analizy i poprawy działania strony, jeżeli odpowiednie technologie są stosowane;

  • realizacji działań marketingowych, jeżeli są prowadzone i istnieje odpowiednia podstawa prawna;

  • realizacji innych celów, na które użytkownik wyraził zgodę, jeżeli zgoda jest wymagana.

Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie odpowiednim do konkretnego celu.

5. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od celu przetwarzania dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie jednej lub kilku podstaw prawnych określonych w art. 6 RODO.

Wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Podstawa ta może mieć zastosowanie, gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, w szczególności w związku z obsługą zamówienia, płatnością, dostawą, zwrotem lub kontaktem dotyczącym realizacji umowy.

Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dane mogą być przetwarzane, jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w zakresie obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków wynikających z przepisów.

Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

W określonych sytuacjach dane mogą być przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, na przykład w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, zapobiegania nadużyciom, ochrony praw administratora lub ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń.

W takim przypadku administrator bierze pod uwagę interesy, prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, dane są przetwarzane na jej podstawie.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Zasady przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi w RODO, w szczególności zasadami:

  • zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości;

  • ograniczenia celu;

  • minimalizacji danych;

  • prawidłowości;

  • ograniczenia przechowywania;

  • integralności i poufności;

  • rozliczalności.

Oznacza to między innymi, że dane powinny być zbierane dla określonych celów, ograniczone do zakresu niezbędnego dla tych celów oraz przechowywane przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania i obowiązujących wymogów prawnych.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które potrzebują ich do realizacji określonych usług lub obowiązków, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W zależności od sposobu prowadzenia sklepu mogą to być między innymi:

  • firmy kurierskie i operatorzy logistyczni;

  • dostawcy usług płatniczych;

  • dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej;

  • dostawcy usług technicznych i IT;

  • dostawcy oprogramowania wykorzystywanego do obsługi sklepu;

  • podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne;

  • dostawcy narzędzi do obsługi klienta;

  • dostawcy usług analitycznych lub marketingowych, jeżeli są wykorzystywani;

  • organy publiczne i inne podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Jeżeli zewnętrzny usługodawca przetwarza dane w imieniu administratora, przetwarzanie odbywa się na zasadach przewidzianych przez RODO, w tym na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia, jeżeli jest wymagana.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W przypadku korzystania z usług podmiotów mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzystających z infrastruktury znajdującej się poza EOG, dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG, jeżeli jest to związane z konkretnym procesem przetwarzania.

Takie przekazanie odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego przez RODO, jeżeli jest on wymagany, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

Informacje o konkretnych transferach powinny być dostosowane do faktycznie wykorzystywanych usług i dostawców.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, jeżeli ma to zastosowanie.

Okres przechowywania może zależeć między innymi od:

  • rodzaju danych;

  • celu ich przetwarzania;

  • rodzaju relacji z klientem;

  • czasu trwania umowy;

  • obowiązków podatkowych i rachunkowych;

  • obowiązujących terminów przedawnienia roszczeń;

  • podstawy prawnej przetwarzania;

  • czasu obowiązywania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub w inny sposób przestają być wykorzystywane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane lub dozwolone przez przepisy prawa.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowany do charakteru przetwarzanych danych, dostępnych rozwiązań technicznych oraz poziomu ryzyka.

Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania określonych zadań.

Żaden system informatyczny nie może jednak zostać uznany za całkowicie odporny na wszystkie zagrożenia.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.

W zależności od ich funkcji mogą one służyć między innymi do:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony;

  • utrzymania sesji i funkcji koszyka;

  • zapamiętywania określonych ustawień;

  • analizy korzystania ze strony;

  • prowadzenia działań marketingowych, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane.

Technologie niezbędne do prawidłowego działania strony mogą być stosowane w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.

Technologie wymagające zgody są uruchamiane zgodnie z zasadami dotyczącymi uzyskiwania i wycofywania zgody.

Szczegółowe zasady stosowania plików cookies określa odrębna Polityka cookies dostępna na stronie sklepu.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa określone w RODO, w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania.

Może to obejmować:

Prawo dostępu do danych

Prawo do uzyskania informacji o tym, czy dane osobowe są przetwarzane, oraz do uzyskania dostępu do danych i informacji wymaganych przez przepisy.

Prawo do sprostowania danych

Prawo do żądania poprawienia danych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo do usunięcia danych

Prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w RODO.

Prawo to nie jest bezwzględne i może nie mieć zastosowania, jeżeli dalsze przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone przez przepisy.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych przez RODO.

Prawo do przenoszenia danych

W określonych przypadkach prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do przekazania ich innemu administratorowi.

Prawo do sprzeciwu

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przez RODO, w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Prawo do wycofania zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba może wycofać ją w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji

Jeżeli w konkretnym przypadku stosowane są zautomatyzowane decyzje, w tym profilowanie, które podlegają art. 22 RODO, osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać dodatkowe prawa określone w tym przepisie.

13. Realizacja praw dotyczących danych osobowych

Wnioski dotyczące realizacji praw wynikających z RODO można kierować na adres:

E-mail: assist@ivoriarynne.com

W zależności od charakteru wniosku administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do prawidłowego zidentyfikowania osoby lub sprawy.

Informacje te powinny być ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji konkretnego żądania.

W wiadomościach dotyczących ochrony danych nie należy przesyłać:

  • pełnego numeru karty płatniczej;

  • kodu CVV/CVC;

  • haseł do bankowości internetowej;

  • haseł do kont;

  • kodów SMS ani innych kodów jednorazowych;

  • innych danych uwierzytelniających, które nie są potrzebne do rozpatrzenia sprawy.

14. Wycofanie zgody

Jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody nie powoduje automatycznego usunięcia wszystkich danych osobowych, jeżeli dalsze przetwarzanie jest oparte na innej podstawie prawnej.

W celu wycofania zgody lub uzyskania informacji dotyczących jej zakresu można skontaktować się pod adresem:

assist@ivoriarynne.com

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie należy traktować korzystania ze strony jako podstawy do przyjęcia, że zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie jest stosowane.

Jeżeli określone narzędzia lub procesy będą obejmowały zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływające, informacje dotyczące takiego przetwarzania zostaną przedstawione zgodnie z wymaganiami RODO.

16. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wyklucza możliwości wcześniejszego skontaktowania się z administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.

17. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, niniejszej Polityki oraz realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z administratorem:

E-mail: assist@ivoriarynne.com
Telefon: +81 538 34 7291
Godziny kontaktu: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00 czasu polskiego

18. Powiązane dokumenty

Niniejszą Politykę należy czytać łącznie z innymi dokumentami obowiązującymi w sklepie, w szczególności z:

  • Polityką cookies;

  • Regulaminem sklepu;

  • zasadami dotyczącymi zwrotów i odstąpienia od umowy;

  • zasadami dostawy i płatności.

Dokumenty te powinny być ze sobą spójne oraz odpowiadać faktycznemu sposobowi działania sklepu.

19. Zmiany Polityki

Polityka może być okresowo aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany sposobu funkcjonowania sklepu, wykorzystywanych usług, przepisów prawa lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie sklepu.

Jeżeli zmiana będzie miała istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych, informacje o zmianie powinny zostać przedstawione w odpowiedni i przejrzysty sposób.

20. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka ma na celu przedstawienie zasad przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze sklepu Ivoriarynne.

Zakres rzeczywiście przetwarzanych danych, wykorzystywanych usług, odbiorców danych, transferów międzynarodowych oraz okresów przechowywania powinien odpowiadać faktycznemu sposobowi prowadzenia sklepu i być aktualizowany w razie zmian.